마스크를 벗기 시작하면서부터 일상으로의 복귀가 더욱 빨라졌습니다. 기업들도 마찬가지입니다. 방역과 직원 편의를 위해 재택근무를 시행하던 기업들이 하나둘 본사 출근으로 돌아가는 추세죠.

하지만 ‘스마트 워크’에 관한 관심은 팬데믹 시기보다 더 뜨거워졌는데요. 효율적이며 창의적으로 업무를 수행할 수 있는 환경을 뜻하는 스마트 워크가 팬데믹 이후 새로운 표준, 즉 ‘뉴노멀(New Normal)’로 떠올랐습니다.

엔데믹에 따라 스마트 워크에 대한 열기가 사그라들 것이라는 예측과 달리, 왜 기업들은 다시금 스마트 워크에 집중하는 걸까요? 국내 1위 공유오피스 패스트파이브가 뉴노멀 시대의 스마트 워크에 대해 알아보았습니다.

세계적인 경기침체와 미래 불확실성 때문에 낭비를 줄이고 경제적으로 경영하기 위한 기업들의 움직임이 커지고 있습니다. 특히 스마트 워크는 똑똑하게 비용을 줄이는 업무 방식으로 주목받고 있는데요.

최근에는 집에서 근무하던 직원들이 대규모로 본사에 출근하면서 오히려 사옥 유지 관리 비용 등 고정비 지출이 커지는 상황이죠. 이에 직원들을 여러 거점 지역으로 분산시켜 본사의 혼잡도는 낮추면서 고정비는 줄일 수 있는 ‘거점오피스’가 각광받고 있습니다.

예를 들어, 쏘카는 사옥 출근 인원이 많아지며 미팅룸 부족 문제가 발생했는데요. 외부 미팅룸을 별도로 대여하거나 사옥 규모를 키우기보다, 거점오피스로 이용 중인 패스트파이브의 미팅룸을 적극적으로 권장하며 비용을 합리적으로 절감했습니다.

뉴노멀 시대에도 스마트 워크를 외면할 수 없는 가장 큰 이유는 ‘거스를 수 없는 변화’이기 때문입니다. 지난 1~2년 동안 원격 근무, 자율 출퇴근제 등 다양한 종류의 스마트 워크가 일상으로 자리 잡았는데요. 이미 스마트 워크에 익숙해진 직원들은 과거로 돌아가지 않기를 원하죠.

실제로 네이버 본사 직원 4,795명을 대상으로 진행한 근무 제도에 관한 선호도 조사에서 ‘주 5일 사무실 출근’이 좋다고 응답한 직원은 단 2.2%에 불과했습니다. 절반을 훌쩍 넘는 54.4%의 직원이 ‘본사 출근과 스마트 워크를 자율적으로 선택할 수 있는 하이브리드 근무’를 선호한다고 밝혔죠.

직원들의 인식 변화에 발맞춰 기업들도 바뀌고 있는데요. LG에너지솔루션은 스마트 워크 문화를 조성함으로써 직원들이 오직 업무에만 집중할 수 있는 환경을 만들고자 거점오피스를 도입했습니다. 본사보다 높은 수준의 업무 인프라와 직주근접을 선호하는 직원들의 니즈를 모두 충족하는 패파 거점오피스를 이용함으로써, 경영 효율화와 직원 만족이라는 두 마리 토끼를 전부 잡았죠.

많은 분이 ‘그래서 도대체 스마트 워크는 어떻게 도입하는 건지’ 궁금하실 텐데요. 지금부터 스마트 워크에 꼭 필요한 조건 3가지를 짚어보고자 합니다.

스마트 워크를 도입하기 위해서 업무의 디지털화는 빠질 수 없는 요소인데요. 대면 또는 서면으로 이뤄지던 업무를 온라인에서 해결함으로써 시간과 비용을 모두 절약할 수 있죠.

업무를 디지털화하는 방법으로는 크게 두 가지가 주목받고 있습니다.

● 커뮤니케이션과 일정 관리, 파일 공유 등의 기능을 한 번에 제공하는 ‘협업툴’
● 단순 반복 업무를 자동으로 처리해주는 ‘RPA(Robotic Process Automation)’

특히 협업툴은 요즘 사용하지 않는 기업을 찾기 어려울 만큼 인기입니다. 협업툴을 이용하면 불필요한 회의 및 결재가 줄어들고 프로젝트 관리가 용이해지죠. 대표적인 협업툴로는 노션, 슬랙, 잔디, 플로우 등이 있습니다.

업무를 디지털화하면서 어디서든 일할 수 있는 1차 조건을 갖추었다면, 다음 단계는 장소에 구애받지 않는 업무 인프라를 구축할 차례인데요.

우리는 이미 팬데믹을 겪으며 업무 인프라가 제대로 갖춰지지 않은 재택근무 환경이 얼마나 업무 효율을 저해하는지 겪어보았죠. 어디에 있더라도 최고의 성과를 낼 수 있도록 최적의 업무 인프라를 제공하는 거점오피스가 스마트 워크의 필수 요소인 이유입니다.

예전에는 거점오피스를 단순히 직원 복지혜택이라고 생각하는 사람도 많았는데요. 뉴노멀 시대에는 본사 임대 면적을 줄여 비용과 공간을 효율적으로 활용하려는 기업 니즈가 커지면서, 대기업뿐 아니라 스타트업 및 강소기업도 거점오피스를 활발히 이용 중입니다.

하지만 기업이 직접 거점 지역마다 사무실을 일일이 구축한다면 오히려 비용과 리소스를 낭비하게 될 텐데요.
패파 거점오피스를 이용하면 합리적인 가격으로 쉽게 구축할 수 있습니다.

또한 패파 거점오피스는 기업 규모에 얽매이지 않고 알맞은 유형을 선택할 수 있도록 4가지 타입을 제공하는데요. 특히 이용한 만큼만 지불하는 라운지 타입 후불과 월 정액제인 라운지 타입 선불은 비용을 절감할 수 있다는 측면에서 뉴노멀 시대의 스마트 워크에 적합하죠.

조건 1과 2를 모두 충족했다면, 마지막으로 꼭 조직문화를 점검해보아야 합니다. 업무 방식과 인프라는 모두 스마트 워크로 전환했는데, 실제 조직 내부에서는 제대로 활용할 수 없으면 도입하는 의미가 없겠죠.

스마트 워크를 도입하기 전에 임직원과 충분한 준비와 협의의 시간을 보내고, 조직문화를 유연하게 개선해보세요. 도입 담당자가 꼭 확인해야 할 [단계별 체크리스트]를 참고하면 좋습니다.

또한 스마트 워크로 인해 발생할 수 있는 임직원 불편을 미리 해결해두면, 도입 후 반발을 미연에 방지할 수 있는데요. 일반적으로 조직에서 스마트 워크를 불편해하는 이유는 크게 두 가지입니다.

● 임직원 근태 관리의 어려움
● 스마트 워크 적응 과정의 번거로움

처음 스마트 워크를 도입하는 기업이라면 이 두 가지를 어떻게 개선해야 할지 무척 막막할 텐데요. 패파 거점오피스와 함께라면 걱정하지 않아도 됩니다. 패파는 국내 1위 공유오피스 운영 경험을 통해 이미 솔루션을 마련해두었는데요.

패파 거점오피스는 모바일 출입 카드를 기반으로 임직원 출입 현황 데이터를 제공합니다. 한명 한명 출퇴근을 체크하지 않아도 임직원 근태 현황을 실시간 모니터링할 수 있죠.

이용 방법도 복잡하지 않습니다. 패파 거점오피스는 임직원 대상 거점오피스 이용 가이드를 기업 맞춤형으로 제공하는데요. 가이드 자료 하나로 모든 문의를 해결할 수 있어 담당자의 안내 리소스도 줄어듭니다. 이용 중 애로사항이 발생한다면 전용 모바일 앱을 통해 패파에 직접 1:1로 문의할 수도 있습니다.

물론, 임직원들이 누구나 스마트 워크를 잘 활용할 수 있도록 조직문화를 단번에 바꾸기는 어렵죠. 하지만 임직원과의 소통을 바탕으로 철저히 준비한다면 시행착오를 줄이면서 스마트 워크를 도입할 수 있습니다. 혹시 도입과 운영이 막막하다면 이미 시스템을 완벽하게 갖춘 패파에서 파일럿으로 운영해보며 경험치를 쌓는 것도 방법입니다.

지금까지 뉴 노멀 시대의 스마트 워크에 대해 살펴보았는데요. 스마트 워크를 위한 거점오피스 도입을 고민하신다면 전문가 상담 및 운영 견적을 무료로 받아볼 수 있으니 아래 링크를 참고해주세요!