직원들의 집에서 가까운 주요 지역마다 제2의 업무 공간을 마련해 본사 사무실을 대체하는 거점오피스!
MZ세대 직장인 사이에서는 거점오피스 운영이 기업 복지의 일환으로 여겨질 만큼 거점오피스 도입은 거스를 수 없는 대세가 되었는데요.
대기업과 스타트업들의 거점오피스 구축 소식이 연이어 들려오더니, 최근에는 글로벌 회계법인들도 거점오피스를 도입했거나 구축을 준비 중이라고 해요.
업무 특성상 보수적일 수 밖에 없는 회계법인들이 굳이 거점오피스를 도입한 이유는 무엇일까요? 그리고 보안이 중요한 회계법인에서는 어떤 방식으로 거점오피스를 구축했을까요?
글로벌 A 회계법인이 선택한 패스트파이브 거점오피스의 박은형 매니저를 만나 이야기 나누어보았습니다.
대기업과 스타트업들의 거점오피스 구축 소식이 연이어 들려오더니, 최근에는 글로벌 회계법인들도 거점오피스를 도입했거나 구축을 준비 중이라고 해요.
업무 특성상 보수적일 수 밖에 없는 회계법인들이 굳이 거점오피스를 도입한 이유는 무엇일까요? 그리고 보안이 중요한 회계법인에서는 어떤 방식으로 거점오피스를 구축했을까요?
글로벌 A 회계법인이 선택한 패스트파이브 거점오피스의 박은형 매니저를 만나 이야기 나누어보았습니다.
안녕하세요, 패스트파이브 거점오피스의 박은형 매니저입니다.
기업에 거점오피스를 소개하고, 실제 계약에 이르기까지 모든 과정을 기업 담당자와 밀착해서 소통하는 업무를 맡고 있어요.
거점오피스가 트렌드라고 하지만 여전히 어떻게 도입해야 하는지 어려움을 느끼는 기업들이 많아요. 간단히 설명 부탁드려요.
거점오피스를 도입하는 방법은 크게 두 가지로 나눌 수 있어요. 하나는 기업이 직접 여러 공간을 임차해서 자체적으로 구축하는 방법이고요.
다른 하나는 패스트파이브와 같은 공유오피스의 인프라를 이용하는 방법이에요.
하지만 기업 입장에서 거점오피스를 직접 구축하려면 수십 명의 인력이 투입되는 TF팀을 꾸려야 할 정도로 복잡하고 어렵기 때문에, 패스트파이브에 먼저 문의해 보시면 좋아요. 상담을 통해 거점오피스에 대한 세부적인 니즈를 구체화할 수도 있고, 견적을 받아볼 수 있으니 예산을 책정하기도 편리하고요.
하지만 기업 입장에서 거점오피스를 직접 구축하려면 수십 명의 인력이 투입되는 TF팀을 꾸려야 할 정도로 복잡하고 어렵기 때문에, 패스트파이브에 먼저 문의해 보시면 좋아요. 상담을 통해 거점오피스에 대한 세부적인 니즈를 구체화할 수도 있고, 견적을 받아볼 수 있으니 예산을 책정하기도 편리하고요.
그렇다면 거점오피스 상담부터 실제 직원들이 이용하기까지 어느 정도 기간이 걸리나요?
패스트파이브 거점오피스는 이미 모든 인프라가 세팅돼 있어서, 특히 라운지 타입 후불 같은 경우에는 상담 후 일주일 만에도 이용할 수 있어요.
그렇지만 기업마다 세부 니즈가 다르기 때문에 조율하는 과정에서 기간이 더 길어지기도 하는데요.
가장 최근에 도입한 A 회계법인을 예로 들어 설명하자면, 무료 체험 기간 1개월을 포함해 약 3개월이 소요됐어요. 총무과 20여 명이 직접 라운지 타입 후불을 이용해보면서 불편한 점은 없는지 꼼꼼히 체크했고 패파는 이를 반영하여 해당 기업의 니즈에 맞게 커스터마이징을 진행했어요. A 회계 법인의 직원들 약 3천여 명이 거점오피스를 실제로 사용했을 때 높은 만족감을 느낄 수 있도록 정말 사소한 것까지 조율했어요.
가장 최근에 도입한 A 회계법인을 예로 들어 설명하자면, 무료 체험 기간 1개월을 포함해 약 3개월이 소요됐어요. 총무과 20여 명이 직접 라운지 타입 후불을 이용해보면서 불편한 점은 없는지 꼼꼼히 체크했고 패파는 이를 반영하여 해당 기업의 니즈에 맞게 커스터마이징을 진행했어요. A 회계 법인의 직원들 약 3천여 명이 거점오피스를 실제로 사용했을 때 높은 만족감을 느낄 수 있도록 정말 사소한 것까지 조율했어요.
보안이 중요한 회계법인에서 거점오피스를 도입한 특별한 계기가 있을까요?
가장 큰 이유는 회계사의 업무 방식 때문인데요.
고객사가 있는 지역으로 외근이 잦아 본사로 복귀하기까지 업무 효율이 떨어졌다고 해요.
그렇다고 카페에서 일하자니 취약한 보안이 문제였죠.
또한, 2월에 회계 감사 시즌이 되면 본사로 출근하는 직원이 많아지는데요. 이때 일시적으로 본사 혼잡도가 굉장히 높아지며 직원 불편이 발생했다고 해요. 본사 근처에 단기 사무실 임대가 필요한 상황이었죠.
또한, 2월에 회계 감사 시즌이 되면 본사로 출근하는 직원이 많아지는데요. 이때 일시적으로 본사 혼잡도가 굉장히 높아지며 직원 불편이 발생했다고 해요. 본사 근처에 단기 사무실 임대가 필요한 상황이었죠.
A 회계법인의 거점오피스를 커스터마이징하면서 ‘이런 것’까지 세밀하게 케어했다고 말할 수 있는 부분이 있나요?
회계 업무 특성상 미팅이 정말 많고 보안이 중요해서 ‘미팅룸을 독점 사용하고 싶다’는 니즈가 있었어요.
하지만 공유오피스는 여러 회사가 함께 이용하기 때문에 공용 미팅룸을 특정 기업만을 위해 개방하기 어려운데요.
패스트파이브 이용 데이터를 하나하나 분석해 미팅룸 트래픽이 가장 적은 지점을 이용하도록 권유했어요. 또한 필요한 일정에 독점 사용이 가능한 세미나룸을 예약할 수 있도록 조율했습니다. 패파 사전에 ‘무조건 안 된다’는 말은 없는 것 같아요. (웃음) 어떤 요구 사항도 “Why not?”이라는 마인드로 솔루션을 찾고 빠르게 의사결정 하죠.
패스트파이브 이용 데이터를 하나하나 분석해 미팅룸 트래픽이 가장 적은 지점을 이용하도록 권유했어요. 또한 필요한 일정에 독점 사용이 가능한 세미나룸을 예약할 수 있도록 조율했습니다. 패파 사전에 ‘무조건 안 된다’는 말은 없는 것 같아요. (웃음) 어떤 요구 사항도 “Why not?”이라는 마인드로 솔루션을 찾고 빠르게 의사결정 하죠.
거점오피스를 구축할 때 보안 측면에서 특별히 더 신경 쓴 부분이 있다면요?
원래 패스트파이브의 대부분 서비스는 모바일 앱을 통해 제공됩니다.
고객들은 패파의 모바일 앱을 통해 미팅룸을 예약하고, 불편 사항이 있을 때도 앱을 통해 문의하죠.
사실 이 모바일 앱은 정식 계약을 맺은 멤버만 사용할 수 있는 시스템인데요. A 회계법인에서 정식 계약 전에 해당 모바일 앱의 사용성과 패파 시설의 보안성 등을 먼저 체크하고 싶어 하셨어요.
저희도 회계법인 업계에서 보안이 특히 중요시된다는 점과, A 회계법인의 사전 테스트에 대한 니즈에 전반적으로 공감했죠. 그래서 정식 계약 전이라 하더라도 모바일 앱과 패파를 테스트 차원에서 이용할 수 있도록 바로 시스템을 개선했어요.
사실 이 모바일 앱은 정식 계약을 맺은 멤버만 사용할 수 있는 시스템인데요. A 회계법인에서 정식 계약 전에 해당 모바일 앱의 사용성과 패파 시설의 보안성 등을 먼저 체크하고 싶어 하셨어요.
저희도 회계법인 업계에서 보안이 특히 중요시된다는 점과, A 회계법인의 사전 테스트에 대한 니즈에 전반적으로 공감했죠. 그래서 정식 계약 전이라 하더라도 모바일 앱과 패파를 테스트 차원에서 이용할 수 있도록 바로 시스템을 개선했어요.
거점오피스 출입도 모바일 카드를 이용하는 방식이라고 알고 있는데요!
실제 직원들의 이용 만족도는 어떤가요?
패파 거점오피스에 출입하기 위한 출입증은 모두 모바일로 발급하는데요.
직원뿐 아니라 거점오피스 운영 담당자의 만족도도 높은 편이에요.
실물 카드로 지급하게 되면 분실로 인한 보안 문제 및 재발급에 따른 담당자 리소스가 발생할 수 있기 때문이에요.
패파 모바일 출입증은 분실 위험이 낮고 사용 방법도 간편하다는 장점이 있어요.
다른 공유오피스의 경우에는 출입 때마다 재발급이 필요한 QR코드를 이용하는데요. 패파는 딱 한 번만 다운받으면 계속 사용할 수 있으니 편리하죠. 더불어 모바일 출입증 기록을 바탕으로 인사 담당자가 직원 근태 관리를 수월하게 할 수 있도록 매월 리포트도 발행합니다. 기업의 필요에 따라 데일리 리포트 발행도 가능해요.
이렇듯 직원 편의뿐 아니라 담당자의 리소스까지 최소화하는 게 저희의 목표예요.
다른 공유오피스의 경우에는 출입 때마다 재발급이 필요한 QR코드를 이용하는데요. 패파는 딱 한 번만 다운받으면 계속 사용할 수 있으니 편리하죠. 더불어 모바일 출입증 기록을 바탕으로 인사 담당자가 직원 근태 관리를 수월하게 할 수 있도록 매월 리포트도 발행합니다. 기업의 필요에 따라 데일리 리포트 발행도 가능해요.
이렇듯 직원 편의뿐 아니라 담당자의 리소스까지 최소화하는 게 저희의 목표예요.
거점오피스를 구축하는 여러 방법 중에서 A 회계법인이 패스트파이브 거점오피스를 선택한 이유는 무엇이라고 생각하세요?
A 회계법인은 패파 전체 지점 중에서 본사 인근 용산점을 포함한 30여 곳을 선택해 이용 중인데요.
패스트파이브는 국내 공유오피스 중에서 가장 지점 수가 많기 때문에 여러 지역에 흩어져서 일하는 회계사의 니즈를 맞출 수 있었어요.
지점 수가 많다는 것은 패파 거점오피스의 가장 큰 장점이기도 해요. 아무리 큰 대기업이라도 서울 전역에 30곳 이상의 오피스를 구축하기는 쉽지 않기 때문이죠. 직원들의 통근 시간을 줄이면서 효율적인 업무 공간을 제공한다는 거점오피스의 취지에 가장 잘 맞는 서비스가 패스트파이브예요.
지점 수가 많다는 것은 패파 거점오피스의 가장 큰 장점이기도 해요. 아무리 큰 대기업이라도 서울 전역에 30곳 이상의 오피스를 구축하기는 쉽지 않기 때문이죠. 직원들의 통근 시간을 줄이면서 효율적인 업무 공간을 제공한다는 거점오피스의 취지에 가장 잘 맞는 서비스가 패스트파이브예요.
회계법인과 비슷한 전문 법인이나 외근이 잦은 기업들의 문의도 많을 것 같아요.
맞아요. 사실 회계법인을 비롯해 세무, 법무 등 전문직 영역은 보안에 민감하잖아요?
그런데도 직원들의 업무 환경을 개선하기 위해 문의하는 기업이 많아요.
언론사나 기업 홍보팀도 외근이 일상적이기 때문에 거점오피스 도입을 긍정적으로 검토하고 있고요.
많은 기업이 ‘거점오피스를 꼭 도입해야 할까?’ 고민하는 단계를 넘어서 ‘언제 어떻게 도입할지’ 고민하는 단계로 진입했다고 생각해요.
많은 기업이 ‘거점오피스를 꼭 도입해야 할까?’ 고민하는 단계를 넘어서 ‘언제 어떻게 도입할지’ 고민하는 단계로 진입했다고 생각해요.
마지막으로 거점오피스 도입을 고민하는 기업 담당자분들께 하고 싶은 말이 있으신가요?
여전히 거점오피스 도입이 고민된다면 패스트파이브의 거점오피스로 가볍게 테스트를 먼저 해본다고 생각하셔도 좋아요.
직원들의 통근 시간을 줄여주고 인사총무 담당자들의 리소스를 개선하는 거점오피스를 쉽고 빠르게 도입하는 방법은, 단연코 패스트파이브뿐이라고 자신 있게 말씀드릴 수 있거든요!
앞으로 거점오피스뿐 아니라 ‘스마트 워크’ 자체가 하나의 오피스 문화로 자리 잡을 텐데요. 패스트파이브에서 일단 경험해보세요. 단순히 직원 복지 차원의 서비스가 아닌, 일하는 방식과 기업문화의 혁신을 느끼실 수 있을 거예요.
앞으로 거점오피스뿐 아니라 ‘스마트 워크’ 자체가 하나의 오피스 문화로 자리 잡을 텐데요. 패스트파이브에서 일단 경험해보세요. 단순히 직원 복지 차원의 서비스가 아닌, 일하는 방식과 기업문화의 혁신을 느끼실 수 있을 거예요.