거점오피스 도입 후 70% 이상이
재이용할 정도로 만족도가 높아요

펜데믹 이후 가장 큰 변화를 맞이해야 했던 곳은 사무실입니다. 지금도 많은 기업들은 재택근무, 원격근무, 분산 근무 등 유연한 근무 방식을 도입하여 운영하고 있습니다.

일반 기업들과는 남다른 전략으로 빠르게 해답을 찾은 기업도 있는데요. 그중 거점오피스 제도를 도입한 P사의 담당자와 만나 이야기를 나눠봤습니다.

Q. 안녕하세요 담당자님! 작년과 올해는 정말 모두에게 많은 변화가 있던 한 해였는데요. 팬데믹 이후 P사의 업무 환경에도 변화가 있었을까요?

A. 안녕하세요. 역시 제일 큰 변화는 재택근무의 시행인 것 같아요. 직원들 안전을 위해 저희 회사도 재택근무를 처음으로 도입하게 되었고, 그 밖에도 대면 위주로 시행되던 회의, 교육, 면접이 비대면으로 전환되었어요. 업무적으로나 일상생활에 있어서나 2년간 정말 많은 변화가 있었던 것 같네요.

Q. 재택근무를 처음 도입할 때 직원들의 반응은 어땠나요?

A. 아무래도 근무 환경이 제대로 갖춰지지 않은 상황에서 재택근무를 시행하다 보니 불편하다는 의견이 많았습니다. 특히 육아를 하는 워킹맘과 워킹대디들이 많이 힘들어했어요. 안전 때문에 집에서 근무할 수밖에 없는데 현실적으로 업무에 집중할 수 있는 환경이 주어지지 않다 보니 이에 대한 직원들의 불만이 컸고 그래서 그 대안으로 거점오피스를 도입하게 되었습니다.

Q. 대안으로 다양한 제도를 검토하셨을 텐데 ‘거점오피스’를 도입하게 된 계기가 있으셨나요?

A. 회사와 비슷한 업무 환경이면서 동시에 직원들이 안전하게 일할 수 있는 방법이 없는지를 1순위로 고민했고, 사무실 근무와 재택근무의 중간 지점이라고 생각된 거점오피스 제도가 이를 충족시킬 수 있다고 판단해 도입하게 되었습니다.
처음엔 저희가 직접 1~2개 정도 사무실을 임대하여 거점오피스를 구축하는 것도 함께 검토했는데요, 다방면의 검토 끝에 공유오피스 패스트파이브가 제공하는 거점오피스를 선택하게 되었습니다

Q.직접 거점오피스를 구축하지 않고 공유오피스가 제공하는 거점오피스를 선택하신 결정적인 계기가 있었을까요?

A. 가장 큰 이유는 저희 회사 직원 거주지가 서울 전역에 골고루 분포되어 있었기 때문입니다. 분산이 목적인데 1~2개만 거점오피스만 이용하면 ‘분산’으로 ‘안전’하게 일하는 환경을 만든다는 도입 취지가 퇴색되는 느낌이었어요. 그래서 이미 서울 전역에 지점을 다수 보유한 공유오피스 업체들을 알아보게 되었습니다.

Q. 여러 공유오피스를 비교해 보셨다고 하셨는데, ‘패스트파이브’를 선택하신 이유가 있으신가요?

A. 먼저 패스트파이브는 국내 1위 공유오피스라 지점수가 가장 많더라고요.(2022년 4월 기준 40개 지점) 여러 지역에 분산 거주 중인 저희 회사 직원에게는 가장 알맞다고 생각되었습니다.

두 번째로는 저희 니즈에 맞게 '이용 분만큼만 실적 정산'을 할 수 있게 커스텀을 해주셨기 때문입니다. 재택근무와 거점오피스 제도를 병행하는 상황이었기에 수요예측이 어려웠는데 실제로 저희가 이용한 이용분에 대해서만 정산을 할 수 있어 부담 없이 진행할 수 있었습니다. 비용적으로 봤을 때 저희가 직접 임대 오피스를 구축해서 운영하는 것 대비 1/6 정도의 비용 절감 효과가 있는 것 같아요.

Q. 거점오피스 도입을 처음 고려하고부터 실제 도입까지 총 기간은 얼마나 걸리셨나요?

A. 직원들의 안전을 위해 검토한 사안이다 빠른 의사결정이 필요했는데, 패스트파이브 측에서 저희 니즈에 맞게 커스텀해 주신 것뿐 아니라 피드백까지 정말 빠르게 주셔서 처음 검토부터 실제 이용하기까지 한 달밖에 안 걸렸을 정도로 굉장히 빠르게 도입할 수 있었습니다.

Q. 실제 사용하고 있는 직원들의 만족도는 어떤가요?

A. 만족도가 굉장히 높은데요. 그중 여건상 집에서 근무하기 어려웠던 직원들이 특히 만족해하고 있습니다. 처음 도입 시 워킹맘&대디 직원들을 타겟으로 했는데 이분들뿐만이 아니라 MZ 세대 직원들의 만족도가 굉장히 커요!

실제 이용 현황 분석을 해보니 재이용률이 70%나 되더라고요. 이유를 보면 패스트파이브 지점 분포가 저희 직원 거주지 분포와 매칭이 잘 되고 모든 사무실 지점이 역세권에 있다 보니 출퇴근도 정말 편리하다고 하더라고요. 또 기존 업무 공간이 아닌 새로운 곳에서 업무를 하다 보니 리프레시 효과도 있고요.

실무진으로서는 본사 외의 제2, 제3의 사무실을 별도로 운영하려면 구축부터 유지관리까지 챙겨야 할 사항이 어마어마한데 이미 업무용으로 환경을 갖춘 공유오피스를 이용하니 여러모로 장점이 많은 것 같습니다. 그리고 의사 결정권자분들도 직원 만족도뿐만 아니라 비용 절감 효과까지 있어 대부분 만족해하시는 것 같고요.

Q. 앞으로도 거점오피스를 지속해서 운영하실 계획이신지도 궁금합니다.

A. 막 내년 8월까지 연장 계약을 한 참이에요. 서울 전역에 가장 많은 공유오피스 지점을 보유한 패스트파이브이고 현재 위치 외에 다양한 지역에 이미 오픈이 예정되어 있어서 앞으로도 지속해서 이용하고 싶습니다. 또 수도권 확장 계획이 생기면 꼭 알려달라고 담당 매니저님께도 말씀드려 두었답니다.

'처음이라 수요 예측이 어려운데 시행착오를 줄일 수 있는 방법은 없을까? 혹은 거점오피스를 도입한다면 어느 지역에 만들고 관리는 어떻게 하지?'와 같은 고민을 하고 계시나요?

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